Frais de voiture : comparaison indemnité kilométrique/frais réel

LES FRAIS DE VOITURE

 

Comme vous le savez, il existe deux modes de déduction des frais de véhicule :

• l'évaluation forfaitaire (ou barème kilométrique ou forfait kilométrique)
• et les frais réels.

Quel que soit le mode de déduction, l'option doit être réalisée au 1er janvier de l'année et doit être identique pour l'ensemble des véhicules utilisés à titre professionnel.

 

      1. OPTION POUR L’ÉVALUATION FORFAITAIRE

Méthode simple et intéressante d’un point de vue fiscal, ce mode de déduction de vos frais de voiture est utilisé par un nombre important de professionnels libéraux. Il s’agit juste, en fonction de la puissance fiscale et du kilométrage effectué à titre libéral, d’appliquer une formule publiée chaque année par l’administration fiscale. Pour les adhérents de l’AGAO, un simulateur vous est proposé dans votre espace adhérent de notre site afin d'évaluer le montant des frais forfaitaires que vous pourriez déduire :

https://www.agao.com/espace-membre/simulateur/indemnite-kilometrique

 

    ESTIMATION DU KILOMÉTRAGE

L'estimation du kilométrage parcouru à titre libéral doit être fondée, logique et justifiable. Elle doit être effectuée distinctement pour chaque véhicule utilisé à titre professionnel.

D'une manière générale, il convient, au minimum, de noter le kilométrage figurant au compteur le 1er janvier de chaque année.

L'Administration a indiqué qu'un agenda professionnel précis et détaillé pouvait permettre de justifier le kilométrage parcouru à titre professionnel. La tenue régulière d'un carnet de bord serait donc, selon l'Administration, le moyen le plus approprié pour déterminer et justifier le kilométrage professionnel, sans pour autant constituer une preuve formelle.

L'évaluation du kilométrage professionnel peut également être effectuée :

• Soit en déduisant le kilométrage effectué à titre privé et/ou salarié du nombre de kilomètres parcourus dans l'année (il peut être utile de conserver les billets d’avion, train... privés afin de justifier que le véhicule n’a pas été utilisé lors de périodes de vacances).
• Soit en reconstituant le kilométrage professionnel à partir du nombre de visites, de la distance domicile-cabinet, des déplacements à des séances de formation...

 

DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS

Les déplacements à retenir pour l'évaluation du kilométrage professionnel sont notamment :

• Les déplacements nécessités par le fonctionnement du cabinet : visites au domicile des patients, achat de fournitures, déplacements chez un conseil, à la banque, à la poste, au Service des Impôts...
• Les déplacements liés à la formation (EPU) ou à des activités syndicales, professionnelles.
• Les déplacements du domicile au lieu d'exrecice de la profession.

En revanche, sont exclus du kilométrage à retenir les déplacements privés ou liés à une activité salariale ou bénévole.

 

DISTANCE DOMICILE-LIEU DE TRAVAIL

• La distance domicile/lieu de travail (cabinet) peut être retenue pour la détermination du kilométrage professionnel dans la limite de 40 kilomètres, soit 80 kilomètres aller-retour.
• Lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail est supérieure à 40 kilomètres, le kilométrage supplémentaire peut être retenu à condition de justifier de circonstances particulières autres que la convenance personnelle.

    Exemples de circonstances considérées comme particulières :

• Possession d'un logement acquis ou construit à proximité d'un précédent lieu d'activité professionnelle.
• Difficultés de logement dans l'agglomération concernée.
• Exercice, par le conjoint, d'une activité professionnelle en un lieu différent.
• Nécessité de faire garder un enfant par ses grands-parents du fait de la fréquence des déplacements professionnels, travail de nuit…
• Exercice de fonctions électives au sein d'une collectivité locale.

 

        2. OPTION POUR LES FRAIS RÉELS

Cette option peut-être retenue, quel que soit le type de véhicule (tourisme ou utilitaire) et quel que soit le mode de détention du véhicule (en propriété, crédit-bail...). Elle s'applique alors à l'ensemble des véhicules utilisés durant l'année.

         Liste des déductions possibles

      Dans tous les cas :

      Les charges suivantes peuvent être comptabilisées et déduites en "Frais de véhicules" :

• Le carburant - à justifier avec des notes.
• L'entretien, lavage, vidange, graissage - à justifier avec des factures.
• Les réparations courantes (mais non les grosses réparations du véhicule qui prolongent la durée d'utilisation du véhicule au-delà de la durée normale et sont éventuellement amortissables) - à justifier avec des factures.
• Les frais de péage - à justifier avec des tickets de péage.
• Les frais de location d'un garage - à justifier avec des quittances.

      Auxquels s'ajoutent selon les situations :

          Pour les véhicules en location ou crédit-bail :

• Les loyers éventuellement soumis à un plafonnement* - à justifier par des contrats, échéanciers et quittances.

          Pour les véhicules inscrits au registre des immobilisations

• L'amortissement du véhicule éventuellement soumis à un plafonnement* - à justifier par une facture d'acquisition.

      Plus :

• Assurance - à justifier par des quittances.
• Frais de carte grise et malus écologique (en "Frais de véhicule" ou en "Autres impôts") - à justifier par la Carte grise et facture du concessionnaire.
• Intérêts des emprunts contractés pour l'acquisition du véhicule - à justifier par des contrats, échéanciers.

*Plafonnement : Afin d’éviter certains abus, l’Administration fiscale a volontairement plafonné les valeurs d’acquisition pour le calcul des amortissements ou des loyers déductibles dans le cas de l’utilisation des frais réels.

 

         Amortissement et loyers des véhicules de tourisme

Limite du prix d’achat excluant la déduction des amortissements ou des loyers :

    > 9 900 € : Date d’achat de l’entreprise ou de loueur :

    > 18 300 € : Date d’achat de l’entreprise ou de loueur :

     > 20 300 € : Date d’achat de l’entreprise ou de loueur :

   > 30 000 € : Date d’achat de l’entreprise ou de loueur :

    

Enfin, un prorata (pourcentage d’utilisation professionnelle) doit être appliqué en cas d'usage mixte du véhicule : pour l'activité libérale et pour un autre usage (exemple : activité salariée, usage privé...).

Ce pourcentage est égal au ratio suivant : Kilométrage libéral annuel/kilométrage total annuel du véhicule utilisé pour les besoins de la profession.

 

Précision concernant les véhicules en leasing

A l'issu d'un contrat de crédit-bail et dans la mesure où des loyers ont été déduits en frais réels, la valeur de levée de l'option d'achat du véhicule doit être obligatoirement inscrite dans le registre des immobilisations, et ce quel que soit le montant de la valeur de rachat du véhicule.

La durée d'amortissement sera alors déterminée en fonction de la vétusté du véhicule (une durée de 2 ans est généralement admise pour une option d'achat levée au terme de quatre années de crédit-bail). En cas de cession ou de réintégration dans le patrimoine privé du véhicule, un calcul de plus ou moins-value sera à effectuer.

 

       OPTION EN FONCTION DE L'AFFECTATION DU VÉHICULE

• au patrimoine professionnel : 
• • FRAIS RÉÉLS : Tous les frais et charges
  • FORFAIT BNC : forfait + stationnement, location d'un garage et péage + intérêts

                          => Plus-Value

• au patrimoine privé :
• • FRAIS RÉÉLS : Carburant + entretien courant + stationnement, location d'un garage et péage
  • FORFAIT BNC : Forfait + stationnement, location d'un garage et péage

                           => PAS de Plus-Value

 

Précision sur la plus-value

Une plus ou moins-value résulte de la différence entre le prix de cession de l'élément d'actif et sa valeur nette comptable. La valeur nette comptable dite également valeur résiduelle est égale à la base amortissable (généralement le prix de revient) diminuée des amortissements.

La plus-value relative à un véhicule se détermine selon les modalités générales applicables à tous les autres biens amortissables.

En cas d'usage mixte du véhicule, il est recommandé de calculer la plus ou moins-value sur la base d'une utilisation professionnelle de 100 % et de n'appliquer le pourcentage professionnel qu'en fin de calcul, au montant de la plus-value ainsi déterminée. Si les coefficients d'utilisation professionnelle ont varié d'une année sur l'autre, le pourcentage à appliquer au montant de la plus-value correspond à la moyenne de ces coefficients.

Par ailleurs, pour les véhicules soumis au plafonnement, précisons que les amortissements à retenir lors du calcul de la plus ou moins-value sont ceux calculés sur le prix de revient hors plafonnement. Si votre registre des immobilisations ne fait apparaître que les amortissements plafonnés, vous devez reconstituer les amortissements sur le prix de revient non plafonné.

Vous avez toutes les données pour choisir le mode de déduction le plus intéressant pour vous.

Sauf circonstances particulières d'utilisation intensive d'un véhicule (exercice en zone rurale, montagneuse) qui nécessitent des dépenses réelles importantes, la déduction des frais de voiture selon le mode forfaitaire parait :

• plus simple
• moins contraignante
• sans conséquences pour l'avenir (plus-value)
• Et souvent plus intéressante financièrement

 

Il n’y a pas de méthode plus avantageuse l’une que l’autre ! Il suffit juste de comparer les frais réels déductibles dans un cas par rapport au montant de l’indemnité kilométrique, calculé en fonction du kilométrage effectué à titre libéral.

 

N’hésitez pas à prendre un rendez-vous avec votre collaborateur de l’AGAO pour aborder objectivement les incidences de votre choix afin de l’effectuer le plus favorablement.